Hội nghị truyền hình là gì? Nguyên lý hoạt động của hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình trực tuyến ra đời đáp ứng nhu cầu kết nối từ xa của con người trong thời buổi toàn cầu hóa, nhiều doanh nghiệp hoạt động xuyên quốc gia, nhiều tổ chức quốc tế được thành lập. Vậy giải pháp hội nghị truyền hình là gì? nguyên lý hoạt động ra sao? Hãy cùng Trung Chính Audio tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1.Hội nghị truyền hình (video conferencing) là gì?

Hội nghị truyền hình là công nghệ cho phép hai hoặc nhiều người ở các địa điểm khác nhau tương tác với nhau trong thời gian thực thông qua việc truyền tải đồng thời hình ảnh và âm thanh. Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến tạo ra một không gian làm việc ảo, giúp các thành viên có thể nhìn thấy, nghe thấy và trao đổi thông tin trực tiếp như đang ở cùng một phòng họp.

2. Đặc điểm của hệ thống hội nghị truyền hình

Tương tác trực tiếp: Giải pháp âm thanh hội nghị truyền hình cho phép người tham gia tại các điểm cầu giao tiếp thông qua hình ảnh và âm thanh gần như cuộc họp trực tiếp

Kết nối đa điểm: Công nghệ truyền hình hỗ trợ nhiều người hội họp từ nhiều địa điểm khác nhau cùng lúc.

Chia sẻ dữ liệu: Cho phép chia sẻ màn hình, tài liệu, bản trình bày và các ứng dụng khác.

Ghi âm và ghi hình: Có khả năng lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp để xem lại khi cần thiết.

Tính linh hoạt: Dễ dàng thiết lập và tham gia từ nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc các thiết bị chuyên dụng.

3. Nguyên lý hoạt động của hệ thống hội nghị truyền hình

Hệ thống hội nghị truyền hình truyền hình hoạt động dựa trên việc truyền tải dữ liệu âm thanh và hình ảnh không độ trễ qua quang mạng. Quá trình này gồm nhiều bước và sự phối hợp của nhiều thiết bị khác nhau:

3.1. Các thiết bị trong hệ thống hội nghị truyền hình

Hệ thống hội nghị truyền hình là sự kết hợp của nhiều thiết bị:

• Camera hội nghị: Thu hình ảnh của người tham gia.
• Microphone: Thu âm thanh của người tham gia.
• Loa: Phát âm thanh từ những người tham gia ở đầu cầu khác.
• Màn hình hiển thị: Màn hình sử dụng hiển thị hình ảnh của những người tham gia và nội dung chia sẻ.
• Bộ xử lý trung tâm: Đóng vai trò mã hóa và giải mã tín hiệu âm thanh và hình ảnh, quản lý kết nối đa điểm.
• Thiết bị kết nối mạng: Router, switch, đảm bảo kết nối internet ổn định.

3.2. Nguyên lý hoạt động của hội nghị truyền hình

Nguyên lý hoạt động cơ bản của hội nghị truyền hình có thể được mô tả qua sơ đồ sau:

Thu thập dữ liệu: Camera hội nghị đóng vai trò thu thập hình ảnh trực tiếp và micro tại các vị trí đại biểu và chủ tịch để thu thập âm thanh tại mỗi điểm cầu. 

Hệ thống điều khiển: Bộ xử lý trung tâm chịu trách nhiệm điều khiển và xử lý tín hiệu tại các điểm cầu. Những cài đặt cho cuộc họp sẽ được thực hiện qua bộ xử lý trung tâm này. Hệ thống trung tâm có thể kết nối tới máy chiếu, loa hỗ trợ để truyền tải những hình ảnh trình chiếu trực tiếp.

Hệ thống mã hóa tín hiệu: Với hệ thống máy tính kết nối, tín hiệu âm thanh và hình ảnh được mã hóa thành gói dữ liệu và truyền tải qua mạng. Dữ liệu đã được mã hóa được truyền tải qua mạng internet hoặc mạng riêng 

Giải mã tín hiệu: Bộ xử lý trung tâm tại mỗi điểm cầu cũng cho phép nhận các gói dữ liệu và giải mã chúng trở thành tín hiệu âm thanh và hình ban đầu. Tiếp theo tín hiệu sẽ được phát ra loa, hình ảnh sẽ được hiển thị trên màn hình, cho phép người tham gia tại mỗi điểm cầu có thể nghe và nhìn thấy những người tham gia khác.

Đối với hội nghị truyền hình đa điểm, một thiết bị trung tâm gọi là MCU (Multipoint Control Unit) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và trộn các luồng âm thanh và hình ảnh từ nhiều điểm cầu khác nhau, sau đó gửi luồng dữ liệu tổng hợp này đến từng điểm cầu.

>> Xem thêm giải pháp âm thanh hội nghị truyền hình được ưa chuộng nhất hiện nay

Hệ thống hội nghị truyền hình Polycom

4. Phân loại giải pháp hội nghị truyền hình

4.1. Giải pháp hội nghị truyền hình theo công nghệ

• Video conference

Giải pháp hội nghị truyền hình đầy đủ, truyền tải cả hình ảnh và âm thanh, mang lại trải nghiệm tương tác trực quan nhất. Thông qua phần mềm và máy chủ, người tổ chức tạo một cuộc họp video chung tới các thiết bị của các thành viên tham gia. Tất cả thành viên có thể trao đổi thông tin âm thanh, hình ảnh, văn bản,… một cách dễ dàng. 

• Audio conference (Voice conference)

Giải pháp hội nghị chỉ tập trung vào truyền tải âm thanh bằng phương pháp gọi thoại và sử dụng những thiết bị có khả năng truyền và nhận âm thanh. Trong tình huống này, các thành viên tham gia sẽ chỉ trao đổi âm thanh mà không chia sẻ và xem văn bản trực tiếp. Giải pháp này chỉ sử dụng khi cuộc họp không yêu cầu hình ảnh hoặc trong điều kiện băng thông hạn chế.

• Web conference

Giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến dựa trên nền tảng web, thường sử dụng trình duyệt để kết nối và tham gia cuộc họp. Người tham gia có thể trực tiếp chia sẻ các file dữ liệu word, excel, ppt, pdf,… dễ dàng thảo luận. Trong hệ thống này thường sử dụng các thiết bị như laptop, camera, remote, xử lý code, website và hệ thống mạng internet,…

4.2. Giải pháp hội nghị truyền hình theo điểm cầu

Hội nghị truyền hình trực tuyến điểm - điểm (Point - to - point): Đây là giải pháp họp truyền hình trực tuyến cho phép kết nối trong các cuộc họp song phương chỉ có 2 điểm kết nối với nhau.

Hội nghị truyền hình trực tuyến đa điểm (Multipoint): Giải pháp âm thanh hội nghị truyền hình đa điểm cho phép kết nối từ 3 điểm cầu trở lên, đòi hỏi thiết bị MCU hoặc nền tảng phần mềm hỗ trợ, 

4.3. Giải pháp hội nghị truyền hình theo quy mô

• Hội nghị truyền hình trực tuyến cá nhân

Dành cho các cuộc gọi video cá nhân hoặc các cuộc họp nhỏ với số lượng người tham gia hạn chế. Giải pháp này sử dụng thiết bị đơn giản gồm phần mềm có chức năng tổ chức họp hội nghị, cùng trang thiết bị khác như tai nghe, webcam, hoặc đơn giản là sử dụng laptop hoặc điện thoại.

• Hội nghị truyền hình trực tuyến nhóm

Phù hợp cho các nhóm làm việc hoặc phòng ban nhỏ. Giải pháp họp trực tuyến này yêu cầu các thiết bị chuyên dụng hỗ trợ như camera, micro, phần mềm họp trực tuyến và hệ thống mạng internet, để hỗ trợ nhiều người tham gia hơn.

• Hội nghị truyền hình trực tuyến quy mô lớn

Dành cho các sự kiện, hội thảo, hoặc cuộc họp toàn công ty với số lượng người tham gia lớn. Giải pháp âm thanh hội nghị truyền hình lớn cần nhiều trang thiết bị hơn, họp đa điểm và có khả năng mở rộng cao.

5. Lợi ích của họp hội nghị truyền hình trực tuyến

Hội nghị truyền hình trực tuyến là một giải pháp mang tính đột phá của công nghệ thông tin mang lại lợi ích thiết thực cho các cá nhân và tổ chức làm việc từ xa.

Hội họp tiết kiệm chi phí: Giải pháp hội họp truyền hình trực tuyến giúp giảm thiểu chi phí đi lại, ăn ở cho các cuộc họp mặt trực tiếp. Bằng cách kết nối online giúp doanh nghiệp, cá nhân loại bỏ thời gian di chuyển, giúp các cuộc họp diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

An toàn, bảo mật: Với sự phát triển của công nghệ, giúp mọi người có thể tham gia những cuộc họp khẩn cấp trong những tình huống đặc biệt như dịch bệnh, thiên tai, tranh chấp,…

Lưu trữ nội dung cuộc họp: Với hỗ trợ của các thiết bị và phần mềm, cho phép người tổ chức có thể ghi âm, ghi hình các cuộc họp để tham khảo hoặc chia sẻ sau này. Với những hình ảnh và âm thanh sắc nét, dữ liệu lưu trữ rõ ràng mang tính chính xác cao, hỗ trợ đáng kể cho việc ra quyết định sau cuộc họp quan trọng. 

Tăng cường hiệu quả giao tiếp: Tương tác trực tiếp bằng hình ảnh, âm thanh, tài liệu, … rõ ràng sắc nét có tính tương tác cao gần như cuộc họp truyền thống, giúp truyền tải thông điệp rõ ràng, làm rõ những hiểu lầm không đáng có khi có sự trao đổi tương tác liên tục.

Đảm bảo tính linh hoạt và tiện lợi: Người tham gia có thể tham gia cuộc họp từ bất kỳ đâu có kết nối internet và thiết bị phù hợp.

>> Xem thêm: Bật mí 6 tiêu chí chọn hệ thống âm thanh hội thảo đúng chuẩn

6. Chi phí đầu tư hệ thống hội nghị truyền hình có đắt không?

Chi phí đầu tư cho hệ thống hội nghị truyền hình rất đa dạng, nên tùy thuộc vào nhu cầu về quy mô, chất lượng thiết bị, tính năng phần mềm,… mà có mức giá khác nhau.

Đối với các giải pháp cá nhân và nhóm nhỏ: Chi phí thường khá hợp lý, có thể sử dụng các phần mềm miễn phí hoặc trả phí hàng tháng trên các thiết bị sẵn có như máy tính và điện thoại.

Đối với các giải pháp quy mô lớn: Chi phí đầu tư ban đầu cho thiết bị phần cứng chuyên dụng (camera, microphone, loa, code) có thể cao hơn. Nhưng để xét về lợi ích hệ thống mang lại, giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí, thời gian và tăng cường hiệu quả làm việc, rất xứng đáng để đầu tư. 

Ngoài ra, cùng với sự phát triển của công nghệ, nhiều thương hiệu đưa ra các giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến với các mức giá khác nhau, phù hợp với ngân sách của nhiều đối tượng khách hàng.

7. Ứng dụng của giải pháp hội nghị truyền hình trực tuyến

Hội nghị truyền hình trực tuyến được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực như:

• Doanh nghiệp: Đối với doanh nghiệp xuyên quốc qua, hoặc có nhiều chi nhánh trên cả nước, việc họp trực tuyến giữa các chi nhánh, phòng ban, đối tác và khách hàng, đào tạo từ xa, phỏng vấn trực tuyến, tổ chức sự kiện trực tuyến, …
• Giáo dục: Trước nhu cầu của xã hội việc dạy học trực tuyến; hội thảo trực tuyến; bảo vệ đồ án từ xa; trao đổi giữa giáo viên và phụ huynh giúp mọi người có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng mà không tốn thời gian cho việc đi lại.
• Y tế: Tư vấn khám chữa bệnh từ xa (telemedicine); hội chẩn trực tuyến giữa các chuyên gia giúp y bác sĩ nâng cao trình độ và xử lý những tình huống cấp bách.
• Chính phủ: Họp trực tuyến giữa các cơ quan ban ngành; điều hành từ xa tăng hiệu quả và tốc độ xử lý công việc.
• Tổ chức phi lợi nhuận: Họp ban điều hành; trao đổi với các thành viên và đối tác ở xa giúp kết nối rộng rãi và nhanh chóng giữa các thành viên.

8. Những yêu cầu khi tổ chức hội nghị truyền hình

Để đảm bảo một cuộc họp hội nghị truyền hình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, cần lưu ý đến các yêu cầu sau:

• Đảm bảo kết nối internet ổn định, băng rộng rộng để truyền tải hình ảnh và âm thanh chất lượng cao phục vụ cuộc họp.
• Thiết bị phần cứng cần phù hợp với quy mô phòng họp, nhằm đảm bảo chất lượng âm thanh và hình ảnh rõ nét. 
• Môi trường họp cần có không gian yên tĩnh, hạn chế tiếng ồn và đảm bảo ánh sáng phòng đủ tốt để hình ảnh được rõ ràng. 
• Những phần mềm hỗ trợ cần phù hợp, đáp ứng được các tính năng cần thiết cho các cuộc họp.

Nếu bạn đang cần lắp đặt các hệ thống âm thanh hội nghị truyền hình chuyên nghiệp, đáp ứng mọi nhu cầu kết nối và cộng tác từ xa của doanh nghiệp. Bạn có thể tham khảo Trung Chính Audio, đơn vị chuyên nghiệp trong việc lên giải pháp và triển khai phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp.

Với những công nghệ hiện đại hàng đầu, Trung Chính Audio luôn đảm bảo chất lượng âm thanh hình ảnh vượt trội, khả năng kết nối ổn định và dễ dàng sử dụng. Hãy liên hệ tới hotline 0902.188.722 để đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm của Trung Chính Audio tư vấn giải pháp hội nghị truyền hình phù hợp nhất với yêu cầu và ngân sách của khách hàng.