Microsoft Teams - Nền tảng họp trực tuyến tối ưu 2021

Làm việc từ xa đã không còn là khái niệm lạ lẫm trong thời đại công nghệ thông tin. Không cần ở cùng một địa điểm, các cuộc họp vẫn được triển khai thuận lợi bằng hình thức họp trực tuyến. Một trong những phần mềm được ứng dụng phổ biến hiện nay đó là Microsoft Teams. Cùng TCA tìm hiểu Teams có những đặc điểm gì phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức và làm sao để tối ưu chất lượng cuộc họp qua phần mềm này nhé!

Microsoft Teams - Nền tảng họp trực tuyến tối ưu 2021

Tổng quan về Microsoft Teams

Microsoft Teams là nền tảng kết nối doanh nghiệp “all in one” ra mắt vào năm 2017, được tích hợp cùng gói office 365 và đồng bộ cùng các chức năng khác của gói trên mọi thiết bị. “All in one” có nghĩa là mọi thao tác trong một nơi. Nói cách khác, Teams có khả năng tập hợp tất cả tài liệu, hoạt động, tổ chức cuộc họp hay mọi hoạt động kết nối khác vào nền tảng này.

All in one - mọi thao tác công việc được thực hiện tại Teams

Khi đã mua gói Office, thì doanh nghiệp có thể sử dụng Teams thoải mái mà không cần trả thêm bất kỳ chi phí gì. Do vậy, Microsoft Teams được các doanh nghiệp, tổ chức hay trường học ứng dụng nhiều trong các cuộc họp, hội nghị online.

Cấu trúc và tính năng cơ bản của Microsoft Teams

Để có thể đánh giá Teams có phù hợp với doanh nghiệp, tổ chức hay trường học thì trước tiên bạn cần nắm rõ về cấu trúc và những tính năng cơ bản của nền tảng này.

Cấu trúc của Microsoft Teams

Nền tảng được phân ra 3 cấp Nhóm, Kênh và Tab. Trong đó, Nhóm là nơi tập hợp các thành viên của các phòng ban, tổ chức được tập hợp với nhau. Trong nhóm có các kênh như Nhắn tin, Gọi điện, Cuộc họp mới. Teams cho phép liên lạc dưới cả góc độ cá nhân hoặc nhóm, giúp dễ dàng tổ chức các cuộc họp với các quy mô khác nhau từ nhỏ đến lớn.

Cấu trúc ưu việt của Teams giúp dễ dàng cộng tác từ xa

Cấp độ tiếp theo là các tab, bao gồm các mục nhỏ như “kênh chung”, “nhiệm vụ”, “Tệp”. Đây là nơi đồng bộ mọi tài liệu, chỉ cần bạn đăng nhập tài khoản, hệ thống sẽ tự động cập nhật dữ liệu trên thiết bị đó, bao gồm các các tài liệu Word, Powerpoint hay EXcel,...

Tính năng cơ bản của Microsoft Teams

Nhìn chung, Microsoft Teams sở hữu đầy đủ các tính năng cơ bản của các phần mềm hỗ trợ học trực tuyến, họp trực tuyến khác như chat, video call,.. Bên cạnh đó, phần mềm cũng sở hữu riêng những tính năng vượt trội khác.

Tính đồng bộ

Đầu tiên phải kể đến tính đồng bộ, khả năng cập nhật tài liệu trên mọi thiết bị. Khi một tài liệu được tải lên, thì toàn bộ nhân viên thuộc nhóm đó đều có thể xem. Điều này giúp các nhân viên có thể cộng tác với nhau ở mọi nơi chỉ với kết nối Internet.

Quy mô cuộc họp linh hoạt

Tiếp theo là về sự linh hoạt của quy mô cuộc họp. Teams có thể tổ chức cuộc họp từ 2 người, 5 người, … và tối đa là 150 người. Đặc biệt, giới hạn lên đến 10.000 người tham dự cùng lúc nếu người chủ trì tổ chức 15 Live Event đồng thời.

Với các Online meeting như Live Event, người tham gia không nhất thiết phải là thành viên nhóm. Do vậy, chức năng này thường được sử dụng cho các buổi hội thảo, hội nghị với quy mô lớn. Đồng thời, trong các trường hợp như vậy, các doanh nghiệp thường nâng cao chất lượng âm thanh, hình ảnh bằng hệ thống hội thảo chuyên nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả của các sự kiện.

Live Event trên nền tảng Microsoft Teams

Tính năng lên lịch cuộc gọi

Các cuộc họp có thể tự động hóa, từ việc lên lịch họp, ghi chú cuộc họp tới tính năng chia sẻ màn hình hay ghi hình buổi họp. Với các lịch họp đã hẹn trước, khi đến giờ Team sẽ thông báo trực tiếp về máy các thành viên trong nhóm, tránh tình huống bất cẩn như quên lịch họp.

Chức năng chia theo kênh và nhóm nhỏ

Trong mỗi nhóm, Teams có chức năng chia theo phòng nhóm nhỏ hơn và cuộc gọi theo “Kênh” (Channel), cho phép gọi với những người khác nhau trong Nhóm, tạo điều kiện thuận lợi khi làm việc nhóm.

Tính bảo mật cao

Trong các doanh nghiệp, việc bảo mật các thông tin có ý nghĩa quan trọng thì Teams hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu này. Tất cả hội thoại, dữ liệu đi qua Microsoft Teams đều được mã hoá. Đồng thời Teams còn hỗ trợ mô hình Connector như Exchange để cảnh báo và cập nhật các dịch vụ của các đối tác thứ ba.

Teams thừa hưởng tính bảo mật nghiêm ngặt từ Office 365

Ngoài ra, Team còn một vài điểm ưu việt khác như miễn phí khi đã đăng ký gói Office 365 giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, kết nối với các ứng dụng ngoài Microsoft… Với những ưu điểm như trên, Teams không chỉ được vận dụng nhiều trong các doanh nghiệp, mà còn trong các trường học để tổ chức giảng dạy trực tuyến hay họp ban điều hành,...

Một số điểm Microsoft còn thiếu

Tuy sở hữu hàng loạt tính năng hữu ích cho người dùng, Teams cũng có những nhược điểm nhất định. Tài liệu chia sẻ lên Teams sẽ công khai cho phép tất cả những người trong nhóm có quyền xem và tải về. Các nhóm chưa có tính riêng tư, thành viên trong nhóm có quyền mời người khác tham gia mà chưa có sự ràng buộc quyền hợp lý.

Như vậy, Microsoft Teams vẫn đang phát triển không ngừng, và từng bước thay thế Skype Business ở một mức độ nhất định trong lĩnh vực cộng tác, làm việc từ xa. Bên cạnh các tính năng sẵn có, hệ thống âm thanh chất lượng và được truyền ổn định có tác động lớn đến hiệu quả cuộc họp trực tuyến và hội nghị trực tuyến. Hãy xem xét kỹ hai yếu tố khách quan này để tối ưu hóa chất lượng cuộc họp qua Teams nhé.