Tìm hiểu các mô hình phòng họp hội nghị được ưa chuộng nhất hiện nay

Phòng họp hội nghị là nơi trao đổi thông tin và đưa ra các quyết định chiến lược của doanh nghiệp. Đây là một trong những phòng quan trọng, được đầu tư thiết bị hiện đại giúp nâng cao hiệu quả giao tiếp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn các mô hình phòng họp hội nghị đang được ưa chuộng hiện nay.

1. Các tiêu chuẩn về âm thanh cho phòng họp hội nghị

Để đảm bảo một cuộc họp diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, hệ thống âm thanh trong phòng họp hội nghị cần đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

• Hệ thống âm thanh hội nghị cần đảm bảo rõ nét, không bị méo tiếng, vọng tiếng giúp người tham dự nghe rõ ràng lời nói.
• Âm thanh trong phòng họp cần phân bố đều khắp không gian phòng họp, để mỗi người tham dự ở các vị trí ngồi đều nghe được thông tin.
• Trong phòng họp, các thiết bị cần được thiết kế và lắp đặt để giảm thiểu tối đa hiện tượng hú rít khó chịu.
• Thiết bị âm thanh sử dụng trong phòng họp cần phải hoạt động ổn định, hạn chế tình trạng gián đoạn hay gặp sự cố trong suốt quá trình diễn ra hội nghị.
• Không phải ai cũng là người giỏi công nghệ, nên hệ thống phòng họp cần có giao diện điều khiển thân thiện và dễ thao tác cho người dùng. 
• Hệ thống âm thanh sử dụng cho phòng hội nghị cần phải hài hòa với thiết kế tổng thể của phòng họp.

>> Tham khảo thêm: Thiết bị âm thanh hội nghị là gì? Sơ đồ kết nối & Cách lựa chọn phù hợp

2. Phân loại hệ thống âm thanh hội nghị

2.1. Phân loại theo quy mô phòng họp

• Phòng họp nhỏ (4–8 người)

Phòng họp hội nghị quy mô nhỏ có sức chứa từ 4-8 người tham gia, thường sử dụng micro đa hướng để bàn, loa máy tính hoặc sử dụng loa soundbar nhỏ gọn khi họp. Đây là loại phòng họp nhỏ thường dùng để họp nhóm giữa các phòng ban hoặc các bộ phận trong công ty.

• Phòng họp vừa (10–20 người)

Phòng hội nghị quy mô vừa có diện tích trung bình đáp ứng sức chứa từ 10 đến 20 người tham gia. Loại phòng họp hội nghị dạng này nên sử dụng micro cổ ngỗng đặt trên bàn họp từng vị trí đại biểu, sử dụng thêm loa âm trần hoặc loa treo tường để âm thanh phân tán đều hơn. Ngoài ra, những thiết bị như máy chiếu, màn hình chiếu, camera cũng được lắp đặt để bổ trợ tốt hơn  

• Phòng hội nghị lớn (trên 20 người)

Phòng họp hội nghị lớn có thể đáp ứng nhu cầu họp đông người cùng lúc. Phòng hội nghị cần sử dụng số lượng lớn micro cổ ngỗng (có thể sử dụng loại có dây hoặc không dây), lắp đặt thêm hệ thống loa cột hoặc loa hộp, nên có thêm bộ xử lý tín hiệu số và bộ khuếch đại công suất. Ngoài ra, phòng họp cũng có thể trang bị thêm micro không dây cầm tay để sử dụng trong một vài tình huống người thuyết trình cần di chuyển.

  2.2. Phân loại theo mục đích sử dụng

• Hội nghị truyền thống

Hội nghị truyền thống là những cuộc họp trực tiếp tại phòng họp, không có liên kết online giữa các phòng họp. Hệ thống âm thanh phòng họp trong hội nghị truyền thống cần trang bị micro cổ ngỗng, loa toàn dải, bộ trộn âm cơ bản. Thông thường phòng hội nghị này không đòi hỏi hệ thống âm thanh phải hỗ trợ nhiều tính năng, chỉ cần đảm bảo âm thanh rõ ràng và hoạt động ổn định.

• Họp trực tuyến/hybrid

Phòng họp hội nghị trực tuyến là hệ thống cho phép những người tham gia họp trên nền tảng trực tuyến. Hệ thống âm thanh phòng họp truyền hình sử dụng micro đa hướng hoặc micro cổ ngỗng kết hợp, loa có chất lượng tốt, bộ xử lý tín hiệu số có khả năng khử tiếng vọng và tạp âm. Ngoài ra, phòng cần tích hợp thêm hệ thống camera hội nghị và nền tảng trực tuyến Zoom, microsoft teams, google meet,…)

• Hội nghị đa ngôn ngữ

Phòng hội nghị này có chức năng phiên dịch cho những người tham dự. Hệ thống âm thanh gồm cần có micro cho diễn giả, hệ thống phiên dịch gồm bộ điều khiển trung tâm, cabin phiên dịch và tai nghe cho người nghe.

2.3. Phân loại theo kết nối

• Hệ thống hội nghị có dây

Hệ thống âm thanh hội nghị có dây gồm nhiều thiết bị âm thanh được kết nối với nhau qua dây tín hiệu. Ưu điểm của hệ thống là khả năng kết nối ổn định, hạn chế nhiễu sóng kể cả trong trường hợp nhiều thiết bị được sử dụng đồng thời trong cuộc họp. Nhược điểm của hệ thống hội nghị có dây là lắp đặt cố định không cho phép di chuyển và đổi sắp xếp, nếu không có sự can thiệp của kỹ thuật viên âm thanh có chuyên môn.

• Hệ thống hội nghị không dây

Hệ thống không hội nghị dây gồm nhiều micro hoạt động bằng pin và kết nối với thiết bị trung tâm không dây qua hồng ngoại hoặc sóng. Những micro này có thể dễ dàng di chuyển trong mọi khu vực trong phòng họp nên dễ dàng sắp xếp lại vị trí ngồi của các vị đại biểu. Nhược điểm của hệ thống âm thanh hội nghị này là cần lưu ý lượng pin trước khi bắt đầu cuộc họp. Các thiết bị âm thanh cũng có thể bị nhiễu sóng ảnh hưởng tới độ rõ ràng thông tin hoặc mất kết nối trong cuộc họp.

• Kết hợp có dây + không dây

Hệ thống sẽ tận dụng ưu điểm của loại thiết bị có dây và không dây để đáp ứng nhiều nhu cầu sử dụng. Ưu điểm của hệ thống âm thanh hội nghị này là tận dụng được ưu điểm của cả 2 loại hệ thống trên với các ưu điểm sử dụng khác nhau. Tuy nhiên, nhược điểm của hệ thống này là chi phí đầu tư ban đầu khá cao, bởi những hệ thống hội thảo  tiên tiến mới cho phép kết hợp như vậy.

>> Xem thêm: Quy trình 7 bước lắp đặt âm thanh hội nghị truyền hình chuyên nghiệp

3. Các mô hình phòng hội nghị được ưa chuộng hiện nay

3.1. Mô hình phòng họp điều hành

Mô hình phòng họp điều hành thường có thiết kế sang trọng, chú trọng đến tính thẩm mỹ và sự tiện nghi trong quá trình sử dụng. Phòng họp hội nghị này thường trang bị hệ thống âm thanh cao cấp, đảm bảo chất lượng âm thanh tốt nhất cho các cuộc họp quan trọng.

Hiện nay, hệ thống âm thanh phòng họp Bosch Dicentis Plus dạng mô- đun khá được ưa chuộng trong các hội nghị cấp cao, quy mô lớn. Ngoài ra, hệ thống Bosch Dicentis loại không dây màn hình cảm ứng cũng được sử dụng phổ biến, do được trang bị nhiều tính năng thông minh, sử dụng dễ dàng và tính bảo mật cao. Ngoài ra, một số hệ thống có giá thành rẻ hơn có thể kể đến các thương hiệu TOA, ITC, …

>> Tham khảo ngay: Hệ thống âm thanh hội thảo hội nghị Bosch Dicentis có dây cao cấp

3.2. Mô hình phòng hội nghị đa năng

Mô hình phòng hội nghị đa năng được thiết kế linh hoạt để sử dụng được với các mục đích khác nhau như họp, đào tạo, hội thảo nhỏ. Thông thường loại phòng họp này sẽ gồm thiết bị âm thanh phòng họp cơ bản và lắp đặt thêm hệ thống loa thùng kết hợp với micro cầm tay không dây, cùng thiết bị xử lý âm thanh.

Ngoài ra, phòng họp cũng trang bị thêm các hệ thống trình chiếu linh hoạt, kết hợp với hệ thống chiếu sáng phù hợp. Loại hình này chúng ta thường gặp trong các phòng hội trường đa năng của ủy ban nhân dân hoặc trường học.

3.3. Mô hình phòng họp hội nghị trực tuyến

Phòng họp hội nghị trực tuyến là nơi thường xuyên tổ chức các cuộc họp online kết nối đa điểm. Hệ thống âm thanh hội nghị yêu cầu tích hợp chặt chẽ với camera hội nghị và các nền tảng họp trực tuyến. Do đó, dòng micro đa hướng hoặc micro cổ ngỗng có khả năng thu âm tốt được sử dụng khá phổ biến, kết hợp với đó là hệ thống loa chất lượng cao, bộ xử lý tín hiệu có khả năng xử lý tiếng vọng và giảm tiếng ồn tốt. 

3.4. Mô hình phòng họp hội nghị lớn

Mô hình phòng hội nghị lớn phục vụ các cuộc hội thảo quy mô lớn với nhiều người tham dự. Mô hình yêu cầu hệ thống âm thanh mạnh mẽ, đảm bảo âm thanh được phủ đều và rõ ràng khắp không gian. Phòng họp sử dụng nhiều micro cổ ngỗng, hệ thống loa array hoặc loa hộp công suất lớn, bộ xử lý tín hiệu số, bộ khuếch đại đa kênh, hệ thống quản lý âm thanh chuyên nghiệp.

3.5. Mô hình phòng họp nhóm nhỏ

Mô hình phòng họp nhóm nhỏ phục vụ cuộc họp nhóm, brainstorming với số lượng người tham gia ít. Do đó, mô hình này ưu tiên sự đơn giản, tiện lợi và chi phí hợp lý. Thông thường phòng họp này sẽ sử dụng micro đa hướng USB hoặc bluetooth, loa máy tính hoặc soundbar nhỏ gọn.

4. Lưu ý khi thiết kế và lắp đặt âm thanh hội nghị

Để có một hệ thống âm thanh phòng họp hội nghị hoạt động hiệu quả, cần lưu ý các yếu tố sau:

• Khảo sát kỹ lưỡng không gian phòng họp để xác định diện tích, hình dạng, vật liệu cách âm để lựa chọn thiết bị phù hợp.
• Xác định rõ mục đích tổ chức các cuộc họp truyền thống, trực tuyến, đa năng hay đa ngôn ngữ để lựa chọn hệ thống phù hợp.
• Lựa chọn thiết bị chất lượng từ các thương hiệu uy tín để đảm bảo được hiệu suất và khả năng hoạt động ổn định.
• Thiết kế hệ thống chi tiết bằng cách lên sơ đồ kết nối, vị trí lắp đặt loa, micro để đảm bảo phủ âm tốt nhất.
• Khi lắp đặt nên thuê đội ngũ kỹ thuật có kinh nghiệm sẽ đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định và thẩm mỹ.
• Nếu phòng hội nghị có tích hợp các nền tảng họp trực tuyến, họp đa ngôn ngữ cần cài đặt và cấu hình phần mềm cần thiết.
• Sau khi lắp đặt xong cần kiểm tra các thông số và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để đạt được chất lượng âm thanh tốt nhất.

5. Đơn vị tư vấn âm thanh hội nghị chuyên nghiệp

Bạn đang tìm kiếm một giải pháp âm thanh hội nghị tối ưu cho doanh nghiệp của mình? Bạn có thể tin tưởng chọn Trung Chính Audio – đối tác tin cậy của hàng nghìn khách hàng trên cả nước. Chúng tôi có kinh nghiệm trong tư vấn giải pháp phù hợp nhất với không gian và ngân sách của khách hàng.

Những sản phẩm thương hiệu nổi tiếng toàn cầu được chúng tôi sử dụng để thiết kế giải pháp cho khách hàng, đảm bảo hoạt động hiệu quả, đáp ứng tốt về phủ âm và thẩm mỹ. Đội ngũ kỹ thuật viên lành nghề đảm bảo lắp đặt và thi công nhanh chóng, chuyên nghiệp. Đồng thời, với trung tâm bảo hành liên kết tới hãng, chúng tôi hỗ trợ kỹ thuật tận tâm, dịch vụ hậu mãi tốt nhất cho khách hàng. Hãy liên hệ tới hotline 0902.188.722 để được tư vấn.

Xem thêm thông tin tại:

• Fanpage: https://www.facebook.com/TCA.vn/
• Youtube: https://www.youtube.com/tcatrungchinhaudio