Phòng họp trực tuyến bao gồm thiết bị gì

Trước sức ép của toàn cầu hóa, việc doanh nghiệp đầu tư phòng họp trực tuyến trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Bằng việc chọn đúng thiết bị phòng họp trực tuyến không chỉ nâng cao hiệu quả giao tiếp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của tổ chức. Cùng tham khảo những lưu ý khi lựa chọn thiết bị âm thanh cho phòng họp trực tuyến dưới đây.

Xem thêm:

• 8 lợi ích của hội nghị truyền hình cho giao ban, hội họp
• Hội nghị truyền hình đa điểm dùng MCU chuyên dụng

1. Lý do cần lựa chọn thiết bị phù hợp với phòng họp trực tuyến

Một phòng họp trực tuyến được trang bị đầy đủ và phù hợp mang lại chất lượng âm thanh và hình ảnh tốt, giúp các cuộc họp diễn ra hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng khi các đối tác, chi nhánh trao đổi các thông tin quan trọng hoặc đưa ra quyết định.

Hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến phù hợp sẽ giúp thuận tiện hơn trong việc tăng cường tương tác và cộng tác giữa người tham gia mà không bị giới hạn bởi thời gian và vị trí địa lý. Sự kết hợp hoàn hảo không độ trễ giữa âm thanh và hình ảnh giúp người họp có cảm giác như đang ngồi chung một phòng họp, giúp việc trao đổi chân thực hơn, dễ nắm bắt hơn.

Cuối cùng, doanh nghiệp chú trọng vào đầu tư thiết bị phòng họp góp phần mang đến trải nghiệm tốt cho nhân viên và đối tác. Với phòng họp hiện đại, tiện nghi sẽ tạo ấn tượng tốt, góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đáng tin cậy.

>> Xem thêm: Tìm hiểu các mô hình phòng họp hội nghị được ưa chuộng nhất hiện nay

2. Những lưu ý khi lựa chọn thiết bị phòng họp trực tuyến

Nếu bạn muốn chọn được những thiết bị phòng họp trực tuyến ưng ý và phù hợp nhất, hãy cân nhắc kỹ lưỡng những yếu tố đã được chúng tôi đúc kết từ thực tiễn dưới đây:

2.1. Xác định đúng quy mô và mục đích sử dụng

Bước đầu tiên và bước vô cùng quan trọng là bước khảo sát phòng họp để xác định diện tích và số lượng người tham gia trung bình là bao nhiêu và mục đích chính của các cuộc họp trực tuyến là gì? (ví dụ: họp nội bộ, thuyết trình khách hàng, đào tạo từ xa…)

• Phòng họp nhỏ dưới 10 người nên ưu tiên sử dụng giải pháp tối như webcam USB, 1 micro đa hướng và một laptop kết nối họp và 1 màn hình tivi trình chiếu có tích hợp loa sẵn.
• Phòng họp vừa (10-30 người) có thể cân nhắc sử micro đa hướng hoặc micro cổ ngỗng đáp ứng số lượng thành viên tham gia, sử dụng thêm hệ thống loa ngoài chất lượng, trang bị micro quay góc rộng và có khả năng zoom tốt; đồng thời có thể sử dụng màn lớn để mọi thành viên ngồi xa có thể theo dõi.
• Phòng họp lớn (trên 30 người) cần trang bị nhiều thiết bị micro, loa, bộ xử lý âm thanh, hệ điều khiển, màn chiếu, camera để đáp ứng nhu cầu đông người sử dụng.

2.2. Ưu tiên thiết bị tương thích tốt với nền tảng họp phổ biến

Khi lựa chọn thiết bị phòng họp trực tuyến bạn cần phải chọn thiết bị tương thích tốt và hoạt động với nền tảng mà không ty bạn đang sử dụng hoặc sắp sử dụng. Với việc chọn thiết bị phù hợp bạn sẽ tránh được các vấn đề kỹ thuật như mất hình, mất âm thanh, âm thanh và hình ảnh có độ trễ nhất định, hoặc những vấn đề khác không đáng có trong quá trình họp.

2.3. Chọn camera hội nghị phù hợp không gian

Camera hội nghị là giải pháp truyền tải hình ảnh của người tham gia hiệu quả và tiện lợi. Khi chọn camera cho phòng họp, phòng hội nghị có thể cân nhắc các yếu tố sau:

• Góc nhìn (Field of View - FOV): Đối với phòng họp nhỏ, camera có góc nhìn rộng (90-120 độ) sẽ giúp bao quát được toàn bộ người tham gia. Với phòng họp lớn hơn, camera có khả năng xoay, nghiêng và zoom (PTZ) sẽ linh hoạt hơn trong việc điều chỉnh khung hình.
• Độ phân giải: Độ phân giải Full HD (1080p) là tiêu chuẩn tối thiểu để đảm bảo hình ảnh sắc nét. Nếu ngân sách cho phép, bạn có thể cân nhắc các camera có độ phân giải 4K cho hình ảnh chi tiết hơn.
• Khả năng tự động điều chỉnh khung hình: Một số camera hiện đại có khả năng tự động nhận diện khuôn mặt và điều chỉnh khung hình để luôn đảm bảo tất cả người tham gia đều nằm trong khung hình.

2.4. Lựa chọn micro phù hợp với số lượng người tham gia

Một trong những thiết bị phòng họp trực tuyến then chốt là micro cung cấp âm thanh trong cuộc họp trực tuyến. Với micro chất lượng tốt sẽ cung cấp rõ ràng âm thanh phát biểu, không bị ù rè hay ngắt quãng. Để đảm bảo được điều đó bạn có thể lưu ý chọn lựa micro phù hợp:

• Micro đa hướng: Đây là micro thu âm từ mọi hướng, phù hợp với phòng họp nhỏ, ít người tham gia. Giải pháp này bạn chỉ cần trang bị 1 thiết bị micro và loa tích hợp, rất tiết kiệm và tiện lợi.
• Micro cổ ngỗng: Thiết bị micro thường được sử dụng phổ biến trong các phòng họp lớn, mỗi vị trí người tham gia sẽ được đặt một micro để đảm bảo thu âm rõ ràng và hiệu quả nhất cho từng cá nhân. Với micro cổ ngỗng chỉ tập trung thu âm giọng nói, khả năng lọc ồn nhiễu cung cấp âm thanh giọng nói trong trẻo và cảm xúc hơn.

2.5. Hệ thống âm thanh rõ ràng

Bên cạnh hệ thống micro thu âm, hệ thống loa cũng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền tải âm thanh từ phía đối tác, điểm họp. Do đó, hãy chọn loa có chất lượng âm thanh tốt, công suất đủ lớn để tất cả các thành viên trong phòng họp đều có thể nghe rõ. Bạn có thể cân nhắc một số phương án sau:

• Loa tích hợp sẵn trong màn hình hoặc tích hợp cùng với micro.
• Loa ngoài chuyên dụng như loa hộp treo tường, loa âm trần, loa để bàn để cung cấp âm thanh mạnh mẽ và rõ ràng.
• Soundbar hội nghị tích hợp sẵn cả loa và micro, thiết kế tiện lợi và thẩm mỹ cho nhiều không gian.

2.6. Đường truyền internet và thiết bị mạng

Đường truyền internet ổn định và băng thông đủ lớn là điều kiện tiên quyết để có một cuộc họp trực tuyến không bị gián đoạn. Hãy đảm bảo rằng phòng họp của bạn có kết nối internet mạnh mẽ. Ngoài ra, các thiết bị mạng như router, switch cũng cần được đảm bảo hoạt động tốt để truyền tải dữ liệu một cách trơn tru.

2.7. Lựa chọn thiết bị âm thanh của các thương hiệu uy tín

Những thiết bị điện tử đều có chất lượng và độ bền nhất định, bạn nên ưu tiên chọn sản phẩm từ các thương hiệu uy tín, có chế độ bảo hành và hỗ trợ kỹ thuật tốt. Một số thương hiệu trong lĩnh vực cung cấp thiết bị bị phòng họp trực tuyến bạn có thể tham khảo như camera của Logitech, Poly, Lumens, … thiết bị âm thanh Bosch, Shure, TOA, ITC, … màn hình LG, TCL, Panasonic, Sony,…

>> Xem thêm: Quy trình 7 bước lắp đặt âm thanh hội nghị truyền hình chuyên nghiệp

3. Đơn vị tư vấn thiết kế âm thanh phòng họp trực tuyến uy tín

Việc lựa chọn và lắp đặt hệ thống thiết bị phòng họp trực tuyến đôi khi có thể phức tạp, đặc biệt đối với các phòng họp lớn hoặc yêu cầu giải pháp chuyên biệt. Trong trường hợp này, tìm đến một đơn vị tư vấn và thiết kế âm thanh phòng họp trực tuyến uy tín là một giải pháp thông minh.

Một trong những nhà cung cấp giải pháp âm thanh phòng họp trực tuyến hàng đầu tại Việt Nam, Trung Chính Audio luôn cam kết mang đến cho khách hàng giải pháp công nghệ mới nhất, phù hợp với doanh nghiệp nhất. Với đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, sẵn sàng triển khai hệ thống nhanh chóng và đúng kỹ thuật. Liên hệ với Trung Chính Audio qua hotline 0902.188.722 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất trong việc xây dựng một phòng họp trực tuyến hiện đại và hiệu quả.

Xem thêm thông tin tại:

• Fanpage: https://www.facebook.com/TCA.vn/
• Youtube: https://www.youtube.com/tcatrungchinhaudio