Giải pháp phòng họp doanh nghiệp: Từ All-in-One, BYOM đến ProAV

Phòng họp doanh nghiệp ngày nay không chỉ phục vụ trao đổi trực tiếp mà còn cần đáp ứng nhu cầu họp trực tuyến, chia sẻ nội dung, trình chiếu và kết nối nhiều nền tảng như Zoom, Microsoft Teams. Vì vậy, một hệ thống phòng họp hiệu quả cần được thiết kế đồng bộ giữa camera, micro, âm thanh, màn hình hiển thị, thiết bị trình chiếu và hệ thống điều khiển.

Giải pháp phòng họp thông minh (ProAV) tại TCA - Trung Chính Audio

Tùy theo quy mô phòng, số lượng người tham dự và cách thức vận hành, doanh nghiệp có thể lựa chọn từ những mô hình đơn giản như All-in-One, linh hoạt với BYOM, đến hệ thống ProAV chuyên nghiệp sử dụng nhiều camera, micro hội thảo, xử lý âm thanh, camera tracking và AV over IP.

Trung Chính Audio tư vấn và tích hợp các giải pháp phòng họp theo nhu cầu thực tế, từ phòng họp nhỏ dành cho nhóm làm việc đến phòng họp lớn, phòng điều hành và những không gian có yêu cầu chia tách hoặc gộp phòng. Các hệ thống có thể được thiết kế để phục vụ đồng thời họp tại chỗ và họp trực tuyến, đồng thời thuận tiện cho việc mở rộng trong tương lai.

Các mô hình phòng họp doanh nghiệp phổ biến

Không có một cấu hình duy nhất phù hợp cho mọi phòng họp. Một phòng họp nhỏ chỉ cần thiết bị gọn nhẹ, dễ sử dụng; trong khi phòng họp lớn có thể cần nhiều camera, hệ thống micro chuyên dụng, xử lý âm thanh và khả năng điều khiển tập trung. Ba mô hình phổ biến hiện nay gồm All-in-One, BYOM và ProAV.

1. Phòng họp All-in-One

Mô hình All-in-One phù hợp với phòng họp nhỏ và phòng họp nhóm, nơi doanh nghiệp ưu tiên sự đơn giản và khả năng triển khai nhanh. Camera, micro và loa thường được tích hợp trong một thiết bị duy nhất hoặc trong một bộ thiết bị đồng bộ, giúp giảm số lượng thiết bị và dây kết nối trong phòng.

Người dùng có thể nhanh chóng bắt đầu cuộc họp trực tuyến mà không cần thao tác với nhiều hệ thống riêng biệt. Các giải pháp All-in-One thường phù hợp cho phòng họp sử dụng thường xuyên các nền tảng như Zoom hoặc Microsoft Teams, đồng thời giúp việc vận hành và quản lý thiết bị trở nên đơn giản hơn.

Sơ đồ nguyên lý phòng họp nhỏ - mô hình All in One tại TCA - Trung Chính Audio

Mô hình này đặc biệt phù hợp khi doanh nghiệp cần một phòng họp có chi phí đầu tư hợp lý, không gian gọn gàng và cách sử dụng trực quan.

2. Phòng họp BYOM

BYOM – Bring Your Own Meeting cho phép người dùng mang laptop cá nhân vào phòng họp và sử dụng nền tảng họp trực tuyến quen thuộc trên chính thiết bị của mình, trong khi vẫn khai thác hệ thống camera, micro, loa và màn hình đã được lắp đặt trong phòng.

Ưu điểm của BYOM là tính linh hoạt. Người dùng có thể tham gia cuộc họp qua Zoom, Microsoft Teams, Google Meet hoặc nhiều nền tảng khác mà không bị phụ thuộc vào một hệ thống phòng họp cố định.

Sơ đồ nguyên lý phòng họp nhỏ với mô hình giải pháp BYOM tại TCA - Trung Chính Audio

Trong một hệ thống BYOM được tích hợp đúng cách, laptop của người dùng có thể kết nối với các thiết bị AV trong phòng để sử dụng camera có góc quay phù hợp hơn, micro thu âm tốt hơn và hệ thống loa chuyên dụng thay cho camera và micro tích hợp trên máy tính.

BYOM phù hợp với phòng họp nhỏ đến trung bình, đặc biệt tại các doanh nghiệp thường xuyên làm việc với nhiều khách hàng, đối tác và nhiều nền tảng họp trực tuyến khác nhau.

Xem thêm: BYOM là gì? Giải pháp BYOM cho phòng họp doanh nghiệp

3. Phòng họp ProAV

Với phòng họp lớn hoặc những không gian có yêu cầu cao hơn về chất lượng âm thanh, hình ảnh và khả năng vận hành, mô hình ProAV cho phép tích hợp nhiều hệ thống chuyên dụng trong cùng một kiến trúc AV.

Một phòng họp ProAV có thể bao gồm nhiều camera PTZ, hệ thống micro hội thảo, bộ xử lý âm thanh DSP, amplifier, hệ thống loa, màn hình hiển thị, thiết bị trình chiếu, AV over IP và hệ thống điều khiển trung tâm.

Sơ đồ nguyên lý phòng họp ProAV tại TCA - Trung Chính Audio

Các thành phần này không hoạt động riêng lẻ mà được thiết kế để phối hợp với nhau. Chẳng hạn, khi một đại biểu phát biểu qua micro hội thảo, hệ thống có thể tự động điều khiển camera chuyển đến vị trí người nói; hình ảnh và âm thanh sau đó được đưa vào hệ thống họp trực tuyến như Zoom hoặc Microsoft Teams.

ProAV cũng phù hợp với những phòng họp có yêu cầu chia tách hoặc gộp không gian, nhiều màn hình, nhiều nguồn tín hiệu hoặc cần định tuyến hình ảnh và âm thanh linh hoạt qua hệ thống AV over IP.

Mô hình này thường được lựa chọn cho phòng họp cấp cao, phòng hội nghị, phòng điều hành và các phòng họp doanh nghiệp quy mô lớn, nơi chất lượng, tính ổn định và khả năng tích hợp được đặt lên hàng đầu.

Tại TCA, mô hình này được triển khai thực tế trong phòng họp ProAV với các kịch bản All-in-One, BYOM, camera tracking, AV over IP và tích hợp hệ thống âm thanh – hình ảnh – điều khiển trong cùng một không gian.

Xem thực tế: Phòng họp ProAV TCA – hệ thống AV tích hợp thực tế

Các thành phần chính trong một hệ thống phòng họp hiện đại

Một hệ thống phòng họp hiện đại không được quyết định bởi riêng camera hay micro, mà là khả năng phối hợp đồng bộ giữa hình ảnh, âm thanh, trình chiếu, điều khiển và nền tảng họp trực tuyến. Tùy quy mô và yêu cầu sử dụng, hệ thống có thể được thiết kế đơn giản cho phòng họp nhỏ hoặc mở rộng thành một kiến trúc ProAV với nhiều thiết bị chuyên dụng.

Việc lựa chọn đúng từng thành phần ngay từ đầu giúp hệ thống vận hành ổn định, dễ sử dụng và thuận tiện khi cần mở rộng thêm camera, micro, màn hình hoặc các phòng họp khác trong tương lai.

1. Hệ thống camera phòng họp

Camera là thành phần đảm nhiệm việc thu hình người tham dự và không gian phòng họp. Với phòng nhỏ, một camera góc rộng có thể đáp ứng tốt nhu cầu cơ bản. Khi quy mô phòng tăng lên, các dòng camera PTZ có khả năng xoay, nghiêng, zoom và lưu nhiều vị trí preset sẽ phù hợp hơn.

Trong các hệ thống phòng họp ProAV, một phòng có thể sử dụng nhiều camera ở các vị trí khác nhau để ghi hình toàn cảnh, người chủ trì hoặc từng khu vực người tham dự. Camera có thể được tích hợp với hệ thống điều khiển hoặc giải pháp camera tracking để tự động lựa chọn góc hình theo diễn biến cuộc họp.

Nhờ đó, người tham dự từ xa không chỉ nhìn thấy toàn cảnh phòng mà còn có thể theo dõi rõ người đang phát biểu mà không cần một kỹ thuật viên liên tục điều khiển camera.

2. Hệ thống micro hội thảo

Micro quyết định trực tiếp đến khả năng thu tiếng và mức độ rõ ràng của cuộc họp. Với các phòng họp nhỏ, micro tích hợp trong thiết bị All-in-One hoặc microphone array có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng. Tuy nhiên, với phòng họp lớn, phòng hội nghị hoặc các cuộc họp có nhiều đại biểu, hệ thống micro hội thảo chuyên dụng mang lại khả năng kiểm soát tốt hơn.

Các hệ thống như Bosch Dicentis cho phép bố trí micro theo từng vị trí chủ tọa và đại biểu, hỗ trợ quản lý quyền phát biểu và nhiều chức năng phục vụ hội nghị chuyên nghiệp.

Một lợi thế quan trọng khi micro hội thảo được tích hợp với camera là khả năng tự động chuyển góc quay theo người nói. Khi một đại biểu kích hoạt micro, thông tin vị trí có thể được sử dụng để gọi preset camera tương ứng, giúp hình ảnh cuộc họp trực tuyến trở nên trực quan và tự nhiên hơn.

3. Hệ thống âm thanh phòng họp

Âm thanh phòng họp không chỉ là việc bố trí một vài chiếc loa. Trong các hệ thống chuyên nghiệp, tín hiệu từ micro, thiết bị hội nghị trực tuyến và các nguồn âm thanh khác cần được xử lý trước khi đưa tới loa.

Một cấu hình có thể bao gồm bộ xử lý tín hiệu số DSP, amplifier và hệ thống loa được lựa chọn theo kích thước cũng như đặc điểm âm học của phòng.

DSP đảm nhiệm các chức năng như xử lý tín hiệu, cân chỉnh mức âm lượng, routing và hỗ trợ kiểm soát các vấn đề thường gặp trong hội nghị trực tuyến. Amplifier cung cấp công suất cho hệ thống loa, trong khi loại loa được lựa chọn tùy theo thiết kế không gian.

Phòng họp có thể sử dụng loa âm trần để tạo không gian gọn gàng hoặc loa cột treo tường khi cần độ phủ âm phù hợp cho khu vực người tham dự. Trong hệ thống phòng họp ProAV TCA, loa cột Electro-Voice LRC-1060-B được sử dụng cho không gian phòng họp lớn.

4. Hệ thống hiển thị và chia sẻ nội dung

Màn hình trong phòng họp có thể phục vụ nhiều mục đích cùng lúc: hiển thị người tham dự từ xa, tài liệu trình chiếu, dashboard, nội dung từ laptop hoặc các nguồn AV khác.

Tùy diện tích phòng, hệ thống có thể sử dụng một hoặc nhiều màn hình. Với các phòng có khả năng chia tách và gộp, cách phân phối nội dung tới từng màn hình cũng cần được tính toán ngay trong thiết kế hệ thống.

Bên cạnh kết nối có dây truyền thống, trình chiếu không dây giúp người dùng chia sẻ nội dung từ laptop thuận tiện hơn. Những thiết bị như Crestron AirMedia có thể được tích hợp vào hệ thống để người dùng nhanh chóng đưa nội dung lên màn hình phòng họp mà không cần thay đổi nhiều dây kết nối.

Trong mô hình BYOM, màn hình và hệ thống AV của phòng còn có thể được sử dụng trực tiếp với laptop cá nhân, giúp người dùng tiếp tục làm việc trên nền tảng Zoom, Microsoft Teams hoặc các ứng dụng họp quen thuộc.

5. Hệ thống điều khiển phòng họp

Khi số lượng thiết bị tăng lên, việc vận hành riêng từng camera, màn hình, âm thanh hay thiết bị trình chiếu sẽ khiến phòng họp trở nên phức tạp. Vì vậy, các hệ thống ProAV thường sử dụng bộ điều khiển trung tâm kết hợp màn hình cảm ứng để đơn giản hóa thao tác.

Màn hình điều khiển Crestron TS-1070-B-S

Từ một giao diện điều khiển, người dùng có thể thực hiện các tác vụ như lựa chọn nguồn trình chiếu, điều chỉnh âm lượng, chuyển camera, gọi preset hoặc thay đổi trạng thái của các thiết bị trong phòng.

Ở những hệ thống tích hợp sâu hơn, bộ điều khiển còn có thể liên kết với chiếu sáng và các thành phần khác của phòng họp để tạo thành những kịch bản sử dụng cài đặt sẵn. Chẳng hạn, khi chọn chế độ “Họp trực tuyến”, hệ thống có thể đồng thời kích hoạt màn hình, camera, âm thanh và các thiết bị cần thiết.

Việc tập trung điều khiển không chỉ giúp người dùng dễ vận hành mà còn giúp một hệ thống gồm nhiều thiết bị từ các thương hiệu khác nhau hoạt động như một giải pháp phòng họp thống nhất, thay vì tập hợp của nhiều thiết bị riêng lẻ.

AV over IP trong phòng họp doanh nghiệp

Khi hệ thống phòng họp có nhiều nguồn hình ảnh, nhiều màn hình hoặc cần kết nối giữa các không gian khác nhau, việc sử dụng kết nối HDMI điểm – điểm truyền thống có thể khiến hệ thống trở nên phức tạp và khó mở rộng. AV over IP giải quyết bài toán này bằng cách đưa tín hiệu hình ảnh, âm thanh và dữ liệu điều khiển lên hạ tầng mạng IP.

Trong một hệ thống AV over IP, tín hiệu từ camera, laptop hoặc các nguồn AV được mã hóa tại đầu gửi, truyền qua hệ thống switch mạng và giải mã tại đầu nhận. Nhờ đó, tín hiệu có thể được phân phối linh hoạt tới nhiều màn hình hoặc nhiều khu vực khác nhau mà không phụ thuộc hoàn toàn vào các tuyến cáp AV cố định.

Với phòng họp doanh nghiệp, AV over IP mang lại một số lợi ích rõ rệt:

• Linh hoạt khi cần thay đổi nguồn hiển thị.
• Dễ mở rộng thêm màn hình, camera hoặc phòng họp.
• Phù hợp với hệ thống có nhiều khu vực hoặc nhiều phòng liên kết.
• Hỗ trợ tốt các mô hình phòng có khả năng chia tách và gộp.
• Giúp giảm sự phụ thuộc vào các kết nối AV point-to-point phức tạp.

Trong mô hình phòng họp ProAV TCA, các thiết bị Lumens OIP-N40E và OIP-N60D được sử dụng trong hệ thống AV over IP để phân phối tín hiệu giữa các khu vực và phục vụ nhiều kịch bản sử dụng khác nhau.

Với những hệ thống lớn hơn, AV over IP không chỉ đóng vai trò truyền tín hiệu mà còn là nền tảng giúp việc routing và quản lý toàn bộ hệ thống AV trở nên linh hoạt hơn.

Xem thêm: AV over IP là gì? Ứng dụng AV over IP trong hệ thống phòng họp

Camera tracking giúp phòng họp vận hành tự động hơn

Trong các phòng họp lớn, việc sử dụng một camera cố định thường không đủ để thể hiện rõ người đang phát biểu. Khi có nhiều đại biểu ngồi ở các vị trí khác nhau, người vận hành sẽ phải liên tục điều khiển camera hoặc chuyển preset thủ công.

Camera tracking giúp tự động hóa quá trình này bằng cách liên kết camera với hệ thống micro hoặc các công nghệ nhận diện giọng nói, vị trí người nói.

Khi một đại biểu phát biểu, hệ thống có thể xác định vị trí tương ứng và điều khiển camera chuyển tới góc quay đã được cài đặt sẵn. Nhờ đó, người tham dự từ xa có thể theo dõi chính xác người đang nói mà không cần một kỹ thuật viên liên tục thao tác.

Trong hệ thống phòng họp sử dụng Bosch Dicentis, thông tin từ micro hội thảo có thể được sử dụng làm dữ liệu kích hoạt camera. Khi đại biểu mở micro, camera PTZ được gọi tới preset tương ứng để lấy khung hình phù hợp.

Ở các mô hình khác, camera tracking có thể kết hợp với microphone array hoặc các giải pháp AI để xác định hướng âm thanh và tự động chuyển camera.

Việc tích hợp camera tracking đặc biệt phù hợp với:

• phòng họp cấp cao;
• phòng hội nghị nhiều đại biểu;
• phòng họp hybrid;
• hệ thống sử dụng nhiều camera PTZ;
• các cuộc họp có người tham dự từ xa thường xuyên.

Trong phòng họp ProAV TCA, camera tracking là một trong những kịch bản được tích hợp cùng hệ thống micro hội thảo, camera và nền tảng họp trực tuyến.

Xem thêm :

• Giải pháp Voice Connect
• Lumens CamConnect Pro

Họp trực tuyến với Zoom, Microsoft Teams và các nền tảng phổ biến

Một phòng họp doanh nghiệp hiện đại thường không chỉ phục vụ họp nội bộ tại chỗ mà còn phải kết nối với khách hàng, đối tác hoặc các chi nhánh ở xa. Vì vậy, hệ thống cần hỗ trợ tốt các nền tảng họp trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams, Google Meet hoặc các nền tảng hội nghị khác.

Tùy theo mô hình phòng, việc tham gia cuộc họp trực tuyến có thể được triển khai theo nhiều cách.

1. Họp trực tuyến qua thiết bị phòng họp chuyên dụng

Với các hệ thống được thiết kế cố định cho phòng họp, một thiết bị trung tâm như Poly Studio G62 có thể kết nối camera, micro, hệ thống âm thanh và màn hình của phòng để tạo thành một hệ thống hội nghị hoàn chỉnh.

Người dùng có thể bắt đầu cuộc họp ngay trên thiết bị điều khiển mà không cần mang laptop cá nhân vào phòng.

Mô hình này phù hợp với những phòng họp sử dụng thường xuyên một nền tảng tiêu chuẩn và cần trải nghiệm vận hành đồng nhất.

2. Họp trực tuyến theo mô hình BYOM

Với BYOM, người dùng vẫn mở Zoom, Teams hoặc Google Meet trên laptop của mình nhưng sử dụng toàn bộ camera, micro, loa và màn hình đã được tích hợp trong phòng.

Ưu điểm của cách này là người dùng có thể tiếp tục sử dụng tài khoản và phần mềm quen thuộc mà không bị giới hạn bởi một nền tảng duy nhất.

3. Kết hợp hệ thống ProAV với nền tảng họp trực tuyến

Trong phòng họp ProAV, các thiết bị hội nghị trực tuyến không hoạt động độc lập mà được tích hợp với toàn bộ hệ thống AV của phòng.

Nhờ đó, người tham gia trực tuyến có thể nhận được hình ảnh và âm thanh từ toàn bộ hệ thống chuyên nghiệp trong phòng thay vì chỉ phụ thuộc vào camera hoặc micro tích hợp của máy tính.

Trong mô hình phòng lớn của TCA, hệ thống được thiết kế để có thể họp qua Poly G62, sử dụng Zoom, Microsoft Teams hoặc khai thác toàn bộ hệ thống AV hiện có cho các kịch bản họp trực tuyến khác nhau.

Giải pháp phòng họp chia tách và gộp phòng

Một số doanh nghiệp cần không gian phòng họp có khả năng thay đổi theo từng sự kiện. Bình thường, hai phòng có thể hoạt động độc lập để phục vụ các nhóm họp khác nhau; khi cần tổ chức một cuộc họp lớn, vách ngăn được mở và hai phòng được gộp thành một không gian thống nhất.

Bài toán này không chỉ liên quan đến kiến trúc mà còn đòi hỏi toàn bộ hệ thống AV phải thay đổi theo trạng thái của phòng.

Khi hai phòng hoạt động riêng, mỗi khu vực cần có:

• camera riêng;
• micro và hệ thống âm thanh riêng;
• màn hình hiển thị riêng;
• nguồn trình chiếu riêng;
• quyền điều khiển độc lập.

Khi hai phòng được gộp lại, hệ thống phải có khả năng phối hợp các thành phần trên thành một cấu hình chung. Tín hiệu từ camera, micro hoặc laptop ở một khu vực có thể cần được phân phối sang khu vực còn lại; âm thanh phải được phủ đều toàn bộ không gian và hệ thống điều khiển phải chuyển sang kịch bản tương ứng.

Đây là một trong những trường hợp mà AV over IP và hệ thống điều khiển trung tâm phát huy rõ lợi thế. Thay vì phải thay đổi lại nhiều kết nối vật lý, các nguồn tín hiệu có thể được định tuyến lại theo cấu hình đã được thiết lập.

Mô hình phòng họp ProAV TCA được thiết kế với một phòng lớn và một phòng nhỏ có thể vận hành theo nhiều kịch bản, đồng thời hỗ trợ các mô hình All-in-One, BYOM và hệ thống AV over IP trong cùng một giải pháp tổng thể.

Với các doanh nghiệp thường xuyên tổ chức nhiều loại cuộc họp khác nhau, giải pháp chia tách – gộp phòng giúp khai thác không gian hiệu quả hơn mà vẫn duy trì trải nghiệm âm thanh, hình ảnh và điều khiển thống nhất.

Lựa chọn giải pháp theo quy mô phòng

Trải nghiệm và triển khai giải pháp phòng họp ProAV tại TCA

TCA xây dựng không gian phòng họp ProAV thực tế với nhiều kịch bản như All-in-One, BYOM, AV over IP, camera tracking, hội nghị trực tuyến và điều khiển tập trung. Hệ thống gồm phòng lớn, phòng nhỏ và khả năng tích hợp nhiều thiết bị như Bosch Dicentis, camera Lumens, Poly Studio G62, Poly TC10, loa Electro-Voice, thiết bị AV over IP và hệ thống điều khiển.

Workshop Lumens diễn ra tại phòng họp ProAV | TCA - Trung Chính Audio

Thông qua hệ thống demo, khách hàng có thể trực tiếp trải nghiệm chất lượng âm thanh, hình ảnh, khả năng camera tracking, chia sẻ nội dung và họp qua Zoom, Microsoft Teams trước khi lựa chọn cấu hình phù hợp.

TCA tư vấn từ khảo sát, thiết kế sơ đồ nguyên lý, lựa chọn thiết bị đến cấu hình, tích hợp và bàn giao hệ thống phòng họp theo nhu cầu thực tế của từng doanh nghiệp.