Một số vấn đề thường gặp khi tổ chức hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình là xu hướng được ưa chuộng hiện nay. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp còn bối rối khi xử lý một số vấn đề thường gặp trong hội nghị truyền hình.

Để tổ chức thành công hội nghị truyền hình, các doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu về cơ sở hạ tầng và kỹ thuật. Khi không đáp ứng được những yêu cầu cơ bản này, có thể xuất hiện một số vấn đề khiến chất lượng cuộc họp, hội nghị, hội thảo trực tuyến không thể đảm bảo.

1. Cơ sở hạ tầng - hệ thống thiết bị của các phòng họp/điểm cầu kết nối:

Để cuộc họp, hội thảo, hội nghị truyền hình trực tuyến diễn ra suôn sẻ, chất lượng âm thanh, hình ảnh được truyền đi tốt thì các phòng họp hay các điểm cầu trong hệ thống kết nối cần được đồng bộ hóa và đạt chuẩn cơ sở hạ tầng. Các thiết bị loa, micro, màn hình chiếu… cần được đảm bảo chất lượng, được đầu tư đầy đủ.

Lời khuyên cho các doanh nghiệp là lắp đặt các phòng họp với cùng một nền tảng kỹ thuật, một hệ thống âm thanh/hình ảnh để có độ đồng bộ cao.

2. Sự ổn định của đường truyền, băng thông Internet:

Bên cạnh yêu cầu về hệ thống thiết bị âm thanh, hình ảnh đạt chuẩn và được đồng bộ hóa thì các thiết bị cũng cần có sự kết nối với nhau và kết nối đến các phòng họp/điểm cầu khác một cách ổn định qua mạng Internet. Đó có thể là đường truyền Wifi, hay các mạng WAN, LAN…

Chỉ có đường truyền, băng thông Internet ổn định thì chất lượng âm thanh, hình ảnh mới cao, cũng như tốc độ load tài liệu, video mới nhanh chóng. Việc đường truyền , tín hiệu Internet kém có thể dẫn đến việc gián đoạn cuộc họp, hội nghị, làm tốn nhiều thời gian.

Do đó, doanh nghiệp khi đầu tư cần chọn nhà mạng, gói mạng ổn định. Lắp đặt hệ thống thiết bị phần cứng có yêu cầu băng thông không vượt quá mức tối đa truyền tải. Nếu có thể sử dụng một đường truyền riêng cho hội nghị truyền hình là tốt nhất.

Ngoài ra, trước khi bắt đầu hội nghị truyền hình, nhân viên kỹ thuật cần kiểm tra chất lượng đường truyền, đảm bảo các thiết bị hạ tầng đã kết nối với Internet.

3. Lúng túng, thiếu chuyên nghiệp trong kỹ thuật tổ chức hội nghị truyền hình:

Khi thiết bị phần cứng và các phần mềm xảy ra trục trặc, nhiễu sóng, gián đoạn… trong cuộc họp, bộ nhận kỹ thuật cần xử lý ngay, tránh việc lúng túng gây mất thời gian.

Để đảm bảo việc tổ chức hội nghị truyền hình, doanh nghiệp nên có bộ phận kỹ thuật riêng. Các nhân viên kỹ thuật cần có kiến thức và kỹ năng xử lý chuyên nghiệp trước các rủi ro âm thanh, truyền hình, đường kết nối…

Ngoài ra, các nhân viên, bao gồm cả bộ phận kỹ thuật và các bộ phận khác nên được tập huấn sử dụng thành thạo phần mềm tổ chức cuộc họp trực tuyến, hội nghị truyền hình của công ty. Một số phần mềm để tổ chức hội nghị trực tuyến phổ biến như: Zoom Cloud Meeting, TeamWork, Google Meet, Microsoft Teams…

Nhiều người gặp sai lầm khi nghĩ rằng cần một hệ thống phức tạp, cồng kềnh, hay người tham dự cần giỏi về công nghệ. Thực tế, hiện nay đã có những hệ thống đầy đủ thiết bị, tiện ích nhưng rất nhỏ gọn, thân thiện cho các phòng họp quy mô nhỏ, vừa. Việc lắp đặt, bảo trì thiết bị hệ thống đều có đội ngũ lắp đặt chuyên nghiệp.

Các doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ lắp đặt hệ thống hội nghị truyền hình tại Trung Chính Audio. Hãy liên hệ ngay để được tư vấn chi tiết!