Các bước thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp và lưu ý quan trọng

Thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp không chỉ nâng cao hiệu quả giao tiếp mà còn tạo dựng hình ảnh cho tổ chức. Hãy cùng Trung Chính Audio tìm hiểu rõ hơn về quy trình thiết kế phòng họp trực tuyến và những lưu ý khi thiết kế.

1. Vì sao cần thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp?

Nên thiết kế phòng họp trực tuyến chuyên nghiệp bởi vì điều này mang đến nhiều lợi ích như:

• Thiết kế phòng họp trực tuyến giúp nâng nâng cao hiệu quả cuộc họp, nhờ cung cấp âm thanh rõ ràng, hình ảnh sắc nét đầy đủ, giúp đại biểu trao đổi hiệu quả và đưa ra quyết định nhanh chóng.
• Một phòng họp được trang bị thiết bị hội họp hiện đại, được bố trí khoa học tạo nên sự chuyên nghiệp, mang đến ấn tượng tốt cho đối tác và khách hàng.
• Hệ thống âm thanh được thiết kế tối ưu, dễ sử dụng giúp nâng cao trải nghiệm họp trực tuyến cho người dùng.

2. Những yếu tố quan trọng trong thiết kế phòng họp trực tuyến

2.1. Số lượng người tham dự

Số lượng người tham dự thể hiện quy mô phòng họp, đây là yếu tố quyết định tới số lượng thiết bị trong phòng họp và cách bố trí nội thất. Nếu phòng họp nhỏ dưới 5 người, thường sẽ sử dụng loại micro đa hướng tích hợp, màn hình đơn tích hợp sẵn camera. Nếu phòng họp dưới 15 người tham gia cần sử dụng micro đơn hướng cho từng người tham gia, camera PTZ và màn hình hiển thị kích thước lớn. Nếu khán phòng trên 20 đại biểu thì có thể sử dụng hệ camera kép, micro cổ ngỗng để bàn cho từng vị trí và cần trang bị thêm nhiều màn hình lớn.

2.2. Bố trí không gian

Trong thiết kế phòng họp trực tuyến, cách bố trí không gian ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hình ảnh và âm thanh. Trong đó, nên chọn dạng bàn họp hình chữ nhật, hình bầu dục hoặc hình chữ U để mọi người có theo dõi rõ màn hình. Camera được bố trí ở vị trí trung tâm ngang tầm mắt để mọi người tham gia đều xuất hiện trong khung hình tự nhiên. Vị trí đặt màn hình cần được tính toán kỹ để mọi người đều có thể nhìn rõ nội dung.

2.3. Thiết bị họp trực tuyến

Thiết bị hội nghị truyền hình là yếu tố cốt lõi đảm bảo được chất lượng âm thanh và hình ảnh trong cuộc họp. Camera có độ phân giải cao, với góc quay rộng và các tính năng thông minh như tự động lấy nét, theo dõi người nói. Micro chất lượng sẽ có khả năng lọc nhiễu thu âm rõ ràng lời nói. Màn hình hiển thị sẽ cung cấp hình ảnh rõ nét, đầy đủ nội dung và hình ảnh khi có kích thước phù hợp với không gian họp và người xung quanh. 

2.4. Hệ thống ánh sáng

Ánh sáng cũng là một yếu tố quan trọng trong thiết kế phòng họp trực tuyến. Để mang đến trải nghiệm tốt nhất, hệ thống ánh sáng cần có cường độ phù hợp, tránh những ánh đèn chiếu trực tiếp vào camera hoặc tạo đổ bóng lên khuôn mặt người tham gia.

>> Xem thêm: Hệ thống hội nghị truyền hình Polycom hiện đại được ưa chuộng nhất hiện nay

3. Các bước lắp đặt thiết bị phòng họp trực tuyến

Quá trình lắp đặt thiết bị phòng họp trực tuyến cơ bản cần được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Khảo sát và lên kế hoạch

Bạn hãy xác định nhu cầu lắp đặt âm thanh phòng họp cho bao nhiêu người, diện tích bao nhiêu và ngân sách thế nào để đưa ra giải pháp phù hợp. Khi thu thập đủ các thông tin cần thiết sẽ thuận tiện hơn trong việc thiết kế phòng họp trực tuyến phù hợp nhất với nhu cầu.

Bước 2: Thiết kế sơ đồ lắp đặt

Thiết kế bản vẽ chi tiết về các vị trí các thiết bị, hệ thống dây cáp, nguồn điện dựa trên kỹ thuật. Bản thiết kế hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến sẽ gồm bản vẽ về vị trí và sơ đồ kết nối để thuận tiện hơn trong quá trình triển khai.

Bước 3: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng

Để lắp đặt các thiết bị âm thanh phòng họp cần phải chuẩn bị cơ sở hạ tầng phù hợp gồm: mạng ổn định, có đủ ổ cắm điện và đi dây âm tường nếu cần. Để lắp đặt một số hệ thống hội nghị truyền hình trực tuyến cần phải khoan bàn để bố trí micro thì bạn cũng cần chuẩn bị thiết bị phù hợp.

Bước 4: Lắp đặt thiết bị

Kỹ thuật viên tiến hành lắp đặt từng thiết bị trong hệ thống phòng họp trực tuyến gồm: camera, micro, loa, màn hình, bộ điều khiển theo sơ đồ đã thiết kế. Khi lắp đặt thiết bị cần phải thực hiện cẩn thận, nhất là khi bố trí màn hình và camera.

Bước 5: Kết nối và cấu hình

Kỹ thuật viên tiến hành kết nối các thiết bị hội nghị với nhau, cấu hình phần mềm và kiểm tra các thông số kỹ thuật. Khi thực hiện kết nối, cần sử dụng đúng đầu kết nối theo sơ đồ nguyên lý.

Bước 6: Kiểm tra và thử nghiệm

Sau khi lắp đặt xong cần khởi động thử nghiệm hệ thống để đảm bảo tất cả các thiết bị hoạt động trơn tru.

Bước 7: Đào tạo và bàn giao

Sau khi lắp đặt xong cần hướng dẫn người dùng cách sử dụng hệ thống họp trực tuyến và bàn giao tài liệu hướng dẫn.

>> Tham khảo ngay: Tìm hiểu các mô hình phòng họp hội nghị được ưa chuộng nhất hiện nay

4. Thiết kế phòng họp trực tuyến cần chuẩn bị những thiết bị nào?

Một phòng họp trực tuyến cơ bản thường cần các thiết bị sau:

• Camera hội nghị: Camera PTZ hoặc camera ghi hình HD
• Hệ thống microphone: Micro thu âm đa hướng hoặc micro đơn hướng để thu âm giọng nói.
• Hệ thống loa: Loa tích hợp với thiết bị micro hoặc loa âm trần để phát âm thanh rõ ràng
• Màn hình hiển thị: Tivi hoặc màn hình chuyên dụng có kích thước phù hợp.
• Máy tính/Thiết bị xử lý trung tâm: Thiết bị dùng để chạy phần mềm họp trực tuyến và kết nối các thiết bị.
• Bộ điều khiển/bảng điều khiển: Bảng giúp người vận hành cuộc họp quản lý cuộc họp dễ dàng.
• Hệ thống dây cáp: HDMI, USB, Ethernet...
• Thiết bị mạng: Router, switch để đảm bảo kết nối internet ổn định.
• Phần mềm họp trực tuyến: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Webex...

5. Lưu ý lựa chọn hệ thống âm thanh trong thiết kế phòng họp trực tuyến

Hệ thống âm thanh là một phần quan trọng quyết định chất lượng cuộc họp trực tuyến. Vậy nên khi lựa chọn hệ thống âm thanh trong thiết kế cuộc họp cần lưu ý:

• Hệ thống micro và loa hội nghị cần phải có tính năng loại bỏ tiếng vọng để giọng nói được rõ ràng hơn.
• Micro nên có khả năng lọc nhiễu, loại bỏ các tiếng ồn xung quanh như tiếng gõ bàn phím, tiếng điều hòa.
• Lựa chọn các loại micro phù hợp với kích thước phòng họp và vị trí ngồi của người tham gia.
• Hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến có trang bị kết nối linh hoạt như tai nghe, cổng kết nối nguồn và mạng. 
• Nên lựa chọn hệ thống từ thương hiệu nổi tiếng trong lĩnh vực âm thanh hội nghị có uy tín về chất lượng âm thanh và độ bền.

Thiết kế phòng họp trực tuyến giúp mang lại không gian giao tiếp tối ưu cho các cuộc họp từ xa. Hy vọng những thông tin trên đây sẽ giúp bạn xây dựng một phòng họp trực tuyến hiệu quả và chuyên nghiệp. Hotline 0902.188.722.